מדיניות פרטיות

1. מבוא ומי אנחנו

מדיניות פרטיות זו ("המדיניות") מסדירה את האופן שבו דורון בידאני (עוסק מורשה), ע.מ 23544786, שכתובתו קוהלת 6, חולון ("החברה", "אנחנו"), הפועל תחת המותג פרויקט אדם (Project Adam), אוסף, מעבד, שומר ומאבטח מידע אישי במסגרת מערכת Vixy Coach (לשעבר Kolio) - מערכת אימון מכירות מבוססת AI הקולטת הקלטות שיחות מכירה, מתמללת ומנתחת אותן - וכן אתר האינטרנט הנלווה לה (יחד: "השירות").

המדיניות מנוסחת בהתאם לחוק הגנת הפרטיות, התשמ"א-1981, לרבות תיקון מס' 13 (בתוקף מיום 14.8.2025) ("החוק"), תקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), התשע"ז-2017 ("תקנות אבטחת מידע"), ותקנות הגנת הפרטיות (העברת מידע אל מאגרי מידע שמחוץ לגבולות המדינה), התשס"א-2001 ("תקנות ההעברה").

דרכי התקשרות עם בעל השליטה במאגר:דורון בידאני, קוהלת 6, חולון, דוא"ל: guy.bidaniii@gmail.com.

2. על מי חלה המדיניות - ושני כובעים משפטיים

המדיניות פונה לשני קהלים, והבחנה זו קובעת את חלוקת האחריות המשפטית:

2.1 משתמשים עסקיים (לקוחות החברה)

בעלי עסקים ועובדיהם הפותחים חשבון בשירות. ביחס למידע האישי של משתמשים אלה (פרטי חשבון, פרטי שימוש) - החברה היא בעל השליטה במאגר (Controller) כהגדרתו בחוק, והיא הקובעת את מטרות העיבוד.

2.2 מידע על העובדים ולקוחות הקצה של לקוחותינו

הקלטות שיחות, תמלולים, ניתוחי ביצועים של נציגי מכירות ומטא-דאטה של שיחות - נאספים ומוזנים לשירות על-ידי הלקוח העסקי ולפי הוראותיו. ביחס למידע זה:

• הלקוח העסקי הוא בעל השליטה במאגר - הוא שקובע את מטרות העיבוד ואחראי כלפי נושאי המידע (עובדיו ובני שיחם), לרבות קבלת הסכמות כדין, קיום חובת היידוע ומענה לפניות נושאי מידע;
• החברה היא מחזיק/מעבד (Processor) - מעבדת את המידע אך ורק לצורך אספקת השירות ולפי הוראות הלקוח, בכפוף להסכם עיבוד מידע (DPA) הנלווה לתנאי השימוש.

נציג/ת מכירות או לקוח/ת קצה של אחד מלקוחותינו (למשל: שיחתך הוקלטה ונותחה במערכת) - הפנייה הראשונה למימוש זכויותיך היא אל העסק שמולו התנהלת ואשר הקליט את השיחה. אנו נסייע לאותו עסק במענה, ונעביר אליו כל פנייה שתגיע אלינו ישירות בתוך 3 ימי עסקים.

3. חובת יידוע בעת איסוף מידע (סעיף 11 לחוק, כנוסחו בתיקון 13)

בעת שאנו מבקשים ממך מידע אישי (בהרשמה או בשימוש בשירות), אנו מיידעים אותך כדלקמן:

1. חובה חוקית או רצון חופשי: לא חלה עליך חובה חוקית למסור את המידע; מסירתו תלויה ברצונך ובהסכמתך.
2. תוצאת סירוב:ללא מסירת הפרטים החיוניים לפתיחת חשבון ולתפעולו (שם, דוא"ל, פרטי הארגון) - לא נוכל לספק את השירות או חלקו.
3. מטרות האיסוף: כמפורט בסעיף 5 להלן.
4. זהות בעל השליטה ודרכי התקשרות: דורון בידאני, קוהלת 6, חולון, guy.bidaniii@gmail.com.
5. למי יועבר המידע ומטרות ההעברה:לספקי המשנה המפורטים בסעיף 8, לצורך אספקת השירות בלבד, לרבות העברה לספקים בארה"ב כמפורט בסעיף 7.
6. זכויותיך: עיון, תיקון ומחיקה - כמפורט בסעיף 10.

לקוחותינו העסקיים מחויבים בתנאי השימוש לקיים חובת יידוע מקבילה כלפי נציגי המכירות ובני שיחם, בכל נקודת איסוף (הקלטת שיחות, ניתוחן והשימוש בתוצריהן).

4. איזה מידע אנחנו אוספים

4.1 מידע על החשבון והשימוש

4.2 מידע רגיש - נתוני שיחות (ליבת השירות)

• הקלטות שיחות מכירה (קול של נציגים ושל לקוחות קצה) - מתקבלות באמצעות webhook ממרכזיית הלקוח (למשל Voicenter, 3CX, Yeastar) או בהעברת FTP, ומאוחסנות באחסון ענן (Cloudflare R2);
• תמלולים של ההקלטות, המופקים אוטומטית (באמצעות Deepgram);
• ניתוחי AI של השיחות (באמצעות OpenAI): ציוני ביצועים, זיהוי התנגדויות וסיגנלי קנייה, יחסי דיבור (talk ratio), תובנות אימון והמלצות לשיפור;
• מטא-דאטה של שיחות: מספרי טלפון של המשוחחים, משך השיחה, מועדה, כיוון השיחה וזהות הנציג.

שים לב: הקלטות קול ותוצרי ניתוחן הם מידע בעל רגישות מיוחדת, וניתוח ביצועי נציגים מהווה מעקב שיטתי אחר עובדים. ראו סעיף 12 לחובות הלקוח העסקי בהקשר זה.

5. מטרות העיבוד והבסיס החוקי

לא נעשה במידע שימוש למטרות שאינן מנויות לעיל אלא בהסכמה נפרדת או לפי חובה שבדין. בפרט, איננו משתמשים בהקלטות או בתמלולים של לקוחותינו לאימון מודלים כלליים משלנו.

6. עיבוד באמצעות בינה מלאכותית (AI)

השירות מבוסס באופן מהותי על עיבוד תוכן באמצעות מודלי AI של צדדים שלישיים:

• Deepgram (ארה"ב) - מתמללת את הקלטות הקול. משמע: קולם של הנציגים ושל לקוחות הקצה מועבר לענן של Deepgram לצורך תמלול. בהתאם לתנאי השירות של Deepgram, ההקלטות המועברות עשויות לשמש גם לשיפור מנועי זיהוי הדיבור שלה, בהתאם למדיניותה ובכפוף להתחייבויותיה החוזיות כלפינו, לשיפור דיוק התמלול בלבד וללא שינון מילולי של תוכן השיחות.
• OpenAI (ארה"ב) - מנתחת את תמלולי השיחות ומפיקה ציונים ותובנות אימון. תוכן התמלולים מועבר ל-OpenAI לצורך העיבוד.

התחייבויות בהקשר זה:

1. ההעברה נעשית לצורכי אספקת השירות בלבד, על בסיס הסכמי API עסקיים: OpenAI אינה עושה שימוש בתוכן הלקוחות לאימון המודלים הכלליים שלה; Deepgram עשויה להשתמש בהקלטות המועברות לשיפור מנועי זיהוי הדיבור שלה בלבד, בהתאם למדיניותה ובכפוף להתחייבויותיה החוזיות כלפינו וללא שינון מילולי של תוכן השיחות;
2. תוצרי הניתוח (ציונים, תובנות) מוצגים ללקוח העסקי ככלי עזר אימוני בלבד. החלטות בעלות השפעה מהותית על עובדים (שכר, קידום, פיטורים) אינן אמורות להתקבל על סמך ניתוח ה-AI בלבד, והאחריות לשילוב שיקול דעת אנושי מוטלת על הלקוח העסקי;
3. תוצרי ה-AI עשויים לכלול שגיאות תמלול או הסקות שגויות, ואין לראות בהם תחליף לשיקול דעת אנושי.

7. העברת מידע לחו"ל

חלק מספקי המשנה שלנו מצויים מחוץ לישראל, בעיקר בארה"ב (Deepgram, OpenAI ו-Cloudflare). ארה"ב אינה מדינה שדינה מבטיח רמת הגנה כדין הישראלי לעניין תקנות ההעברה, ולפיכך ההעברה נעשית על בסיס התקשרות חוזית עם מקבלי המידע, הכוללת התחייבותם לנקוט אמצעים מספקים להבטחת פרטיות נושאי המידע ולא להעביר את המידע הלאה, בהתאם לתקנות ההעברה. אנו מיידעים את נושאי המידע על עצם ההעברה במסגרת מדיניות זו וחובת היידוע שבסעיף 3.

8. ספקי משנה (Sub-Processors) ושיתוף מידע

מעבר לכך, נשתף מידע רק: (א) לפי דרישה מוסמכת של רשות; (ב) להגנה על זכויותינו בהליך משפטי; (ג) במסגרת מיזוג/רכישה - בכפוף להמשך תחולת מדיניות זו והודעה מראש. איננו מוכרים מידע אישי.

עדכון רשימת ספקי המשנה יפורסם בעמוד זה; ללקוחות עסקיים תישלח הודעה מראש של 30 ימים על הוספת ספק משנה מהותי.

9. תקופות שמירת מידע

בתום תקופת השמירה המידע נמחק או מותמם באופן בלתי הפיך.

10. זכויות נושאי המידע ומימושן

לפי החוק ותקנותיו, לכל נושא/ת מידע עומדות הזכויות הבאות:

• זכות עיון - לעיין במידע המוחזק אודותיך (סעיף 13 לחוק והתקנות מכוחו);
• זכות תיקון - לדרוש תיקון או מחיקה של מידע שאינו נכון, שלם, ברור או מעודכן (סעיף 14 לחוק);
• מחיקת חשבון - משתמש עסקי רשאי לבקש מחיקת חשבונו ומידעו, בכפוף לחריגי שמירה שבדין (למשל רשומות חיוב);
• הסרה מדיוור - מכל דיוור שיווקי שלנו, בכל עת, באמצעות קישור ההסרה או בפנייה אלינו;
• פנייה לרשות - בכל עניין ניתן לפנות גם לרשות להגנת הפרטיות.

איך מממשים: פנייה לדוא"ל guy.bidaniii@gmail.com בציון מהות הבקשה ופרטים מזהים. נשיב בתוך 30 ימים.

עובדים ולקוחות קצה של לקוחותינו: מאחר שהלקוח העסקי הוא בעל השליטה במאגר, בקשות עיון/תיקון/מחיקה ביחס למידע שנאסף עבורו (הקלטות, תמלולים, ניתוחי ביצועים) יש להפנות אליו. פנייה שתגיע אלינו - נעביר ללקוח הרלוונטי בתוך 3 ימי עסקים ונסייע לו במימוש הבקשה באמצעות כלי המערכת.

11. אבטחת מידע

אנו מיישמים אמצעי אבטחה בהתאם לתקנות אבטחת מידע ולרגישות המידע המעובד בשירות, ובכלל זה:

• הצפנת מידע בתעבורה (TLS/HTTPS) בכל הממשקים;
• אחסון הקלטות באחסון ענן מבוקר-גישה (Cloudflare R2), שהגישה אליו נעשית אך ורק באמצעות כתובות חתומות וקצרות-מועד (signed URLs) ולא באמצעות קישורים ציבוריים;
• שמירת סיסמאות בגיבוב חד-כיווני (bcrypt) בלבד - איננו שומרים סיסמאות בטקסט גלוי;
• הזדהות מבוססת אסימונים (JWT) עם מנגנון ביטול הפעלות (session revocation) בעת שינוי הרשאה, איפוס סיסמה או השבתת משתמש;
• בקרת גישה מבוססת תפקידים (RBAC) לפי עקרון "הצורך לדעת";
• הפרדה לוגית בין נתוני לקוחות שונים (tenant isolation) במערכת המרובת-לקוחות;
• מחיקה אוטומטית ומתוזמנת של הקלטות בתום תקופת השמירה, לצמצום היקף המידע הרגיש המוחזק;
• ניטור, תיעוד אירועי אבטחה, ודיווח על אירוע אבטחה חמור לרשות להגנת הפרטיות כנדרש בדין, לרבות יידוע לקוחות עסקיים שמידעם נפגע כדי שיוכלו לקיים את חובותיהם.

אין באמור התחייבות לחסינות מוחלטת מפני פריצה; נפעל בשקידה ראויה למזעור סיכונים ולטיפול מהיר בכל אירוע.

12. הקלטת שיחות ומעקב אחר עובדים - חובות הלקוח העסקי

השימוש ב-Vixy Coach כרוך בהקלטת שיחות ובניתוח ביצועי עובדים. תנאי לשימוש בשירות הוא שהלקוח העסקי מאשר ומתחייב כי:

1. הקלטת השיחות חוקית- לפי חוק האזנת סתר, התשל"ט-1979, הקלטה כדין מחייבת לכל הפחות הסכמת צד אחד לשיחה; על הלקוח לוודא שהנציג המשתתף בשיחה מודע ומסכים להקלטתה, ומומלץ ליידע גם את לקוח הקצה בפתח השיחה;
2. יידוע עובדים מראש ובכתב- הנציגים קיבלו הודעה מפורטת על עצם ההקלטה, על ניתוח השיחות באמצעות AI (לרבות העברת קולם לספקי ענן בארה"ב), על מטרות הניתוח ועל השימושים בתוצריו, בהתאם לעקרונות המידתיות, הלגיטימיות והשקיפות שנקבעו בפסיקת בתי הדין לעבודה בעניין ניטור עובדים;
3. מידתיות - היקף ההקלטה והניתוח לא יחרוג מהנדרש למטרת אימון ושיפור מכירות;
4. החלטות תעסוקתיות מהותיות לא יתקבלו על בסיס תוצרי ה-AI בלבד, ללא בחינה אנושית.

החברה שומרת על זכותה להשעות שירות מקום בו מתעורר חשש ממשי לשימוש בלתי חוקי.

13. דיוור וחוק הספאם

הדיוור שאנו שולחים למשתמשינו נעשה בהסכמה מפורשת מראש כנדרש בסעיף 30א לחוק התקשורת (בזק ושידורים), התשמ"ב-1982 (תיקון 40), עם מנגנון הסרה פשוט בכל הודעה. הודעות מערכת חיוניות (אימות דוא"ל, איפוס סיסמה, דוחות שהזמנת) אינן דברי פרסומת ונשלחות כחלק מתפעול השירות.

14. עוגיות (Cookies)

אנו עושים שימוש בעוגיות חיוניות בלבד, הנדרשות לתפעול השירות: עוגיית הפעלה/הזדהות (kolio_session) לשמירת מצב ההתחברות שלך, ועוגיית העדפת ערכת נושא (בהיר/כהה). איננו עושים שימוש בעוגיות פרסום או במעקב שיווקי של צד שלישי. ניתן לחסום עוגיות בהגדרות הדפדפן, אך חסימת עוגיות חיוניות עלולה למנוע התחברות ושימוש בשירות.

15. קטינים

השירות מיועד לעסקים ולמשתמשים בגירים בלבד, ואינו מכוון לקטינים מתחת לגיל 18. איננו אוספים ביודעין מידע מקטינים. ככל שנודע לנו על מידע כזה - נמחקו. יובהר כי במידע המוזן על-ידי לקוחות (הקלטות שיחות) עשוי להיכלל מידע על קטינים - האחריות לבסיס החוקי לכך מוטלת על הלקוח כבעל השליטה.

16. ממונה על הגנת הפרטיות ופניות

לאור אופי הפעילות (עיבוד מידע קולי רגיש וניטור שיטתי של עובדים), מונה אצלנו איש קשר ייעודי לענייני הגנת הפרטיות:

איש הקשר לענייני פרטיות: דורון בידאני · דוא"ל: guy.bidaniii@gmail.com

17. עדכונים למדיניות

אנו רשאים לעדכן מדיניות זו מעת לעת. גרסה מעודכנת תפורסם בעמוד זה בציון תאריך עדכון. על שינוי מהותי (ובפרט: מטרות עיבוד חדשות, ספקי משנה חדשים או שינוי בתקופות שמירה) תישלח הודעה למשתמשים בדוא"ל או במערכת 30 ימים מראש, ככל הניתן.

18. יצירת קשר

דורון בידאני (עוסק מורשה) · ע.מ 23544786
מותג: פרויקט אדם (Project Adam)
כתובת: קוהלת 6, חולון
דוא"ל לפניות פרטיות: guy.bidaniii@gmail.com